El Boletín Oficial del Estado lo ha dejado claro: la factura electrónica ya no será una opción, sino la norma para casi todas las transacciones entre empresas y profesionales en España. La medida, recogida en la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas, se complementa con el reciente Real Decreto 1007/2023, que regula los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y abre la puerta a VeriFactu, un sello digital que, de momento voluntario, promete elevar la transparencia tributaria a un nivel inédito.
Un cambio estructural, no un simple trámite
Hasta ahora, para muchos negocios “facturar en digital” se limitaba a enviar un PDF por correo electrónico. La nueva normativa va más allá: exige un archivo estructurado –en formato XML– firmado electrónicamente y capaz de dialogar con la Agencia Tributaria sin intermediarios humanos. “El objetivo es combatir la morosidad y cerrar la puerta al fraude de IVA”, recuerdan fuentes del Ministerio de Asuntos Económicos al presentar la reforma.
La obligación llegará por fases. Las compañías que facturen más de ocho millones de euros dispondrán de doce meses desde la publicación del reglamento técnico definitivo; el resto de empresas y autónomos tendrán veinticuatro. Con la cuenta atrás ya en marcha, la pregunta no es si, sino cuándo y cómo migrar.
El calendario en perspectiva
| Quién | Plazo máximo para emitir factura electrónica | Norma |
| Empresas > 8 M € de facturación | 12 meses tras el reglamento | Ley 18/2022, art. 12 |
| Pymes y autónomos | 24 meses tras el reglamento | Ley 18/2022, art. 12 |
La Agencia Tributaria publicará una guía técnica que definirá el formato exacto –evolución del actual Facturae– y la tipología de mensajes que deberán intercambiar los sistemas de facturación.
VeriFactu: la ventaja de ir un paso por delante
Paralelamente a la factura electrónica se introduce VeriFactu. Bajo este distintivo, los SIF envían un resumen criptográfico de cada factura a la AEAT en cuanto se emite y sellan el documento con un código QR visible en la representación gráfica. El resultado es doble: la empresa acredita la integridad de sus datos y Hacienda dispone de información casi en tiempo real.
De momento, VeriFactu es voluntario. No obstante, la Administración lo describe como “la vía más sencilla de acreditar buen cumplimiento” y no descarta hacerlo obligatorio más adelante. Quienes adopten el sistema evitarán buena parte de los requerimientos de comprobación y simplificarán la custodia de documentos, porque los registros quedarán replicados en los servidores de la AEAT.
Qué necesita su software para cumplir
Los requisitos mínimos están fijados en el RD 1007/2023 y se resumen en tres ideas:
- Inmutabilidad: la información debe quedar grabada en un registro que impida cualquier borrado o alteración sin dejar huella.
- Firma electrónica avanzada: cada factura se vincula al emisor mediante un certificado cualificado reconocido en España.
- Trazabilidad completa: el sistema conserva la secuencia de operaciones (emisión, modificación, anulación) y permite exportar los datos en un formato estándar para inspecciones.
En el modo VeriFactu se añaden el envío automático a la AEAT y un sello de tiempo oficial que refuerza la validez probatoria.
Pasos prácticos para las empresas
El sector tecnológico coincide: esperar hasta el último minuto encarece la migración. Lo primero es auditar el circuito de facturación –puntos de venta, ERP, soluciones de tienda online– y comprobar si el proveedor de software cuenta con una versión adaptada al RD 1007/2023. A continuación, conviene planificar pruebas piloto en paralelo al sistema antiguo y formar al personal administrativo sobre la nueva mecánica de firma y archivo.
Las empresas obligadas al Suministro Inmediato de Información (SII) tienen parte del camino andado, ya que llevan años enviando libros de IVA telemáticos. Para los autónomos y micropymes, la Agencia Tributaria lanzará una herramienta gratuita de uso básico antes de que les llegue la obligación; aun así, los expertos recomiendan valorar soluciones comerciales que integren la contabilidad y eviten duplicidades.
Preguntas que llegan a las asesorías
¿Un PDF sigue siendo válido?
No como soporte exclusivo. El PDF puede acompañar al XML, pero el documento fiscal es el archivo estructurado.
¿Hace falta certificado electrónico?
Sí. La firma avanzada o cualificada es obligatoria y debe estar emitida por un prestador reconocido.
¿Qué pasa si se cae la conexión a Internet?
El sistema retiene los datos y los envía en cuanto regrese la conexión, manteniendo la fecha y hora originales.
¿Cómo se corrige una factura errónea?
Mediante una factura rectificativa que haga referencia al documento emitido. El proceso es idéntico con y sin VeriFactu.
¿Las operaciones con Canarias, Ceuta o Melilla siguen otro cauce?
El esquema técnico es el mismo; cambian los campos de impuesto (IGIC o IPSI) que ya contempla el formato nacional.
Lo que está por venir
El Ministerio de Hacienda ya trabaja con Bruselas en el proyecto ViDA (VAT in the Digital Age), que busca armonizar la facturación electrónica en toda la UE. Aunque la letra pequeña aún no ha salido del borrador, el mensaje es claro: digitalizar la factura hoy es anticiparse a una obligación europea mañana.
Con la factura electrónica y VeriFactu, España se alinea con la tendencia que Italia o Portugal han implementado con éxito: más trazabilidad para la Agencia Tributaria y menos papeleo para las empresas que sepan adaptarse a tiempo. El reloj ha empezado a correr.
